FAQ MDF-e

CONCEITO E UTILIZAÇÃO

O MDF-e pautado na Lei

O Ato COTEPE nº 38/2012 estabelece as especificações técnicas do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). Todos os estados da federação aprovaram o MDF-e pelo Ajuste SINIEF 21/2010 e alterações.

O que é o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos - MDF-e?

É um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitui a sistemática atual feita em papel, para um modelo com validade jurídica garantida pela assinatura digital, facilitando assim o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco.

Qual a finalidade do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos - MDF-e?

Agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte.

Quem é obrigado a emitir o MDF-e?

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) deverá ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte nas prestações com um ou mais conhecimento(s) de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

De forma simplificada é:

• Se a sua empresa tem veículo próprio para entrega, e transportar mais de uma NF-e (exemplo: dois produtos para dois clientes diferentes), então deverá emitir o MDF-e.

• Se utilizar transportador autônomo (motoboy, pessoa física proprietária de veículo de carga e afins) e transportar mais de uma NF-e então deverá emitir o MDF-e.

• Se o produto for entregue por empresa transportadora é obrigação da empresa contratada emitir o MDF-e.

OBRIGATORIEDADES DE EMISSÃO

Quais os procedimentos para que uma empresa possa emitir MDF-e?

• Estar credenciada para emitir CT-e ou NF-e (apenas carga própria) junto a SEFAZ do estado em que está estabelecida. O credenciamento em uma UF não credencia a empresa perante as demais UFs, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir MDF-e. Este credenciamento é feito pelo contador responsável pela área contábil da empresa;

• Possuir Certificado Digital (A1) contendo o CNPJ da empresa;

• Possuir acesso à internet;

• Adaptar o seu sistema para emissão do MDF-e.

EMISSÃO E AUTORIZAÇÃO DO MDF-e

Quanto tempo demora a autorização de um MDF-e pelo Ambiente de Autorização?

A infraestrutura de recepção dos MDF-e é dimensionada para que um manifesto seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização é dimensionado em até 3 (três) minutos.

Como deve ser a numeração / séries do MDF-e em relação ao manifesto em papel?

A numeração utilizada pelo MDF-e será distinta e independente da numeração utilizada em papel. Ressalte-se que o MDF-e é uma nova espécie de documento fiscal, modelo "58". Independentemente do tipo de prestação, a numeração do MDF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série. O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão do MDF-e, em ordem crescente.

O MDF-e pode ser gerado antes do carregamento da mercadoria?

O Manifesto Eletrônico, somente poderá ser emitido após serem conhecidos os documentos originários que serão transportados. Este documento pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrônica modelo 55 ou um CT-e modelo 57 de uma transportadora, enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação e documentar a prestação de serviço anterior, relativa a carga que estará sendo movimentada no transporte que irá iniciar.

No caso do transporte acompanhado por MDF-e, sua emissão, bem como a impressão do DAMDFE, deve observar os prazos previstos na legislação para a emissão dos documentos fiscais que acoberta ou acompanha o transporte.

CANCELAMENTO E ENCERRAMENTO DE MDF-e

É possível alterar um MDF-e emitido?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um MDF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. O emitente poderá antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do MDF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um MDF-e, o pedido de cancelamento de um MDF-e também deverá ser autorizado pelo Ambiente Autorizador através do sistema.

É possível excluir um MDF-e?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um MDF-e não poderá ser excluído. O emitente poderá antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do MDF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um MDF-e, o pedido de cancelamento de um MDF-e também deverá ser autorizado pelo Ambiente Autorizador através do sistema.

Quais são as condições e prazos para o cancelamento de um MDF-e?

Somente poderá ser cancelado um MDF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, em regra, ainda não tenha ocorrido o início do transporte. O prazo atual para o cancelamento do MDF-e é de 24 horas.

O que é encerramento de um MDF-e?

É o ato de informar ao fisco, o fim de sua vigência. Isso acontece na finalização de entrega, substituição do motorista ou do veiculo.

Quando a empresa deve registrar o encerramento de um MDF-e ?

A empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Porém, enquanto houver MDF-e pendente de encerramento, não será possível autorizar novo MDF-e para a mesma UF origem / UF destino no mesmo veículo.

Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, motorista, etc.), este deverá ser encerrado e ser emitido um novo MDF-e.

IMPRESSÃO DO DAMDF-e

O que é o DAMDF-e ?

DAMDF-e é o Documento Auxiliar do MDF-e, ou seja, é a representação gráfica (para impressão) do MDF-e, utilizado para acompanhar a carga durante o transporte e possibilitar às unidades federadas o controle dos documentos fiscais vinculados ao MDF-e.

Como proceder para emitir o DAMDF-e em contingência?

Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível transmitir o arquivo do MDF-e para a unidade federada do emitente, ou obter resposta à solicitação de Autorização de uso do MDF-e, o contribuinte poderá operar em contingência, gerando novo arquivo indicando o tipo de emissão como contingência e adotar as seguintes medidas:

• Imprimir o DAMDF-e em papel comum constando no corpo a expressão: ‘Contingência’;

• Transmitir o MDF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a sua transmissão ou recepção da Autorização de Uso do MDF-e, respeitado o prazo máximo previsto no Manual de Integração MDF-e Contribuinte;

• Se o MDF-e transmitido nos termos do item anterior vier a ser rejeitado pela administração tributária, o contribuinte deverá:

a)Sanar a irregularidade que motivou a rejeição e gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série;

b)Solicitar nova Autorização de Uso do MDF-e.