Controle cheque terceiro

Controle de Cheque de Terceiros

A finalidade deste documento é orientar sobre os processos de Cadastros e Lançamentos que fazem parte do Controle de Cheque de Terceiros. Este documento não foi elaborado para treinamento de uso do sistema FreteFácil, o usuário deverá ter o prévio conhecimento do sistema e das telas do Controle de Cheques de Terceiros. Todos os campos possuem um hint, que será exibido ao pressionar a tecla F1, com orientação do seu uso.

Objetivo

Este documento visa ser tutorial de apoio para melhor entendimento do processo de Pagamento de Despesas Provisionadas no Contas a Pagar com Cheque de Terceiros. Foram realizadas implementações que possibilita utilizar Cheques de Terceiros lançados como Credito no Caixa/Banco, para realizar pagamentos de Títulos. O sistema possibilita rastrear para quem o Cheque de Terceiro foi repassado no pagamento.

Cadastros Obrigatórios

Cadastrar Conta Corrente - Cheque de Terceiro

Na tela Cad. de Contas Correntes/Caixa, deve-se cadastrar uma conta específica para Cheque de Terceiro. O cadastro é muito simples, bastando apenas preencher os campos obrigatórios (em azul) e o campo Tipo Conta. Com relação aos campos: Conta Reduzida Nº Conta Corrente Dígito É interessante, digitar números que sejam bem distantes dos normalmente usados pelos Bancos. Digite para os três campos mencionados números como: 9999 ou 1111, ficando mais fácil posteriormente, identificar a conta Cheque de Terceiros apenas pelos códigos em outras telas do sistema. Por fim, o campo Tipo Conta. Mesmo não estando em azul, se torna obrigatório para determinar a conta como especifica de Cheque de Terceiro. Para tal, basta selecionar a opção Conta Cheque Terceiros no campo Tipo Conta.

Cadastrar Tipo Documento - Cheque de Terceiro

Na tela Cad. de Tipos de Doctos, deve ser cadastrado um Tipo de Documentos para Cheque de Terceiro que será utilizado nos controles financeiros do sistema. Basta preencher os campos obrigatórios (em azul): Cód. Tipo Docto Descrição Tipo No campo Cód. Tipo Docto você pode informar uma número que também se destaque e torne-se mais fácil de se identificar em outras telas do sistema, porém, caso você não informe nada, o sistema o preenchera automaticamente. No campo Descrição, digite algo que remeta ao seu tipo, como: CH TERCEIRO ou CHEQUE DE TERCEIRO. Para cadastrar um documento do tipo Cheque de Terceiro, é obrigatório que no campo Tipo seja selecionado a opção Cheque de Terceiros.

Entrada Cheque de Terceiro no Sistema

Campos de Identificação do Lançamento

Digitação de Movto Bancário é a tela do FreteFácil onde lançaremos os Cheques de Terceiros no sistema, só assim, os Cheques de terceiros ficam disponíveis para liquidação de títulos na tela Pagamentos. Para realizar lançamentos de Cheque de Terceiro no sistema, deve-se preencher todos os campos de identificação do lançamento que são obrigatórios (em azul), como também, os campos da aba Cheque de Terceiros. Porém, dois campos requerem uma atenção especial: Campo Transação: Para o correto lançamento de um Cheque de Terceiro, torna-se obrigatório selecionar a opção 7 - CHEQUE DE TERCEIROS. Campo Histórico: Para o correto lançamento de um Cheque de Terceiro, torna-se obrigatório selecionar uma movimentação bancária de Credito, caso contrário, o sistema não permitirá o lançamento de Cheque de Terceiro no sistema.

MAS ATENÇÃO... A aba Cheque de Terceiros só ficará disponível para edição se as opções em Transação e Histórico foram selecionadas corretamente, conforme explicado a pouco.

Aba Cheque Terceiros

Tendo seguido os procedimentos já citados, a aba Cheque Terceiros será habilitada. O campo Tipo Docto estará automaticamente parametrizado com um Tipo Documento de Cheque de Terceiro. Esta é o documento que cadastramos no inicio. Para relembrar este ponto, Clique aqui. No campo C/C Bancária, devemos selecionar uma Conta Corrente de Cheque de Terceiro. Esta é a conta que cadastramos no inicio deste documento, para relembrar este ponto, Clique aqui.

Os campos em Dados do Cheque de Terceiro finalizam o lançamento de um Cheque de terceiro no sistema: Cheque Bom P/: Este campo traz automaticamente, a mesma data informada no campo Data Movto. Na tela Digitação de Movto Bancário, temos a Data Digitação, que o sistema busca automaticamente e não é possível editar. Temos o campo Data Movto que traz a data do último lançamento e permite edição e o campo Cheque Bom P/, que exibe a mesma informação de Data Movto . Sendo assim, ao realizar um lançamento de Cheque de Terceiro nesta tela e este cheque estiver pré-datado, se o usuário quiser registrar esta informação, então deve informar a data pré-datada do cheque no campo Data Movto. Cód. Banco: Este campo lista todos os Bancos (instituições financeiras) cadastradas no sistema. É obrigatório selecionar um Banco para lançar um Cheque de Terceiro no sistema. Para um melhor controle dos seus cheques, quando lançar um cheque de terceiro no sistema e o banco ao qual pertence este cheque não estiver listado no campo Cód. Banco, aconselhamos cadastrar esta instituição financeira na tela Cad. de Bancos/Agências. Cód. Agência: Neste campo deve ser informado o código da agência bancária ao qual pertence o cheque de terceiro. Caso não seja informado nada, o sistema preencherá com zero este campo. Se possível, informe o código da agência, pois, o sistema utilizará este número, em conjunto com Cód. Banco, Série Cheque e Nº do Cheque, para garantir este cheque como único no sistema. Série Cheque: Neste campo dever ser informado o número Série do cheque. Alguns instituições financeiras disponibilizam este número no cheque, outras não. Caso não seja informado nada, o sistema preencherá com zero este campo. Se possível, informe o número Série do cheque, pois, o sistema utilizará este número, em conjunto com Cód. Banco, Cód. Agência e Nº do Cheque para garantir este cheque como único no sistema. Nº do Cheque: Neste campo obrigatoriamente deve ser informado o número do Cheque de Terceiro. Valor: Neste campo obrigatoriamente deve ser informado o valor do Cheque de Terceiro. Observação: Este campo traz automaticamente a mesma informação selecionada no campo Histórico, mas é possível editar este campo, informado algo que caracterize este cheque, melhorando assim o controle dele no sistema. Por exemplo: Informar à quem pertencia o cheque anteriormente, ou seja, o nome do terceiro.

Consulta dos Lançamentos

Ao lado do campo Ano/Nº Controle, tem o botão Consulta de Lançamentos. Ao clicar neste botão será aberto a tela de Consulta de Lanctos Caixa e Bancos, com parâmetros por período e também só por Cheque de Terceiro. É importante frisar na grade, as colunas: C/C Bco é a coluna que traz o número da conta corrente que foi informado no lançamento do cheque. Sér. Chq traz o número série do cheque lançado no sistema ou do cheque usado para pagamento. Nº Cheque traz o número do cheque lançado no sistema ou do cheque usado para pagamento. CHQ Terceiro compreende as colunas Bco e Age, Banco e Agencia respectivamente. Vlr Chque é o valor do cheque lançado. Ao navegar pela barra de rolagem da grade, encontramos as colunas dos Cheques de Terceiro Utilizado (CHQ Ter. Utilizado): A coluna Ori. mostra a sigla de onde foi utilizado o Cheque de Terceiro para pagamento. CP = Contas a Pagar. A coluna Ano mostra o ano do documento que foi pago com o Cheque de Terceiro. A coluna NºCont. mostra o número de controle do documento que foi pago com o Cheque de terceiro.

Pagamentos com Cheque de Terceiro

Será utilizada a tela Pagamentos para realizar pagamentos de títulos com Cheque de Terceiro no sistema FreteFácil. Esta tela se encontra no menu Financeiro. Para realizar o pagamento de um título: Informe o período de vencimento do título nos campos de Período (Vencto). Clique no botão Pesquisar. No campo Forma de Pagto selecione a forma de pagamento. Neste ponto, começaremos a falar especificamente de pagamento de títulos voltado para o Cheque de Terceiro. No campo Forma de Pagto existe duas formas de pagamento com Cheque de Terceiro: Cheque Terceiro - Individual: Possibilita realizar o pagamento de apenas UM título por vez, independente da quantidade de cheques de terceiro utilizado para o pagamento. Cheque Terceiro - Lote. Possibilita realizar o pagamento de MAIS de um título por vez, independente da quantidade de cheques de terceiro utilizado para o pagamento. No tópico Cenário Padrão de Pagamento será explicado de forma geral, como realizar pagamentos com as opções: Cheque Terceiro - Individual e Cheque Terceiro - Individual. Em seguida, será demostrado através de Cenários de Uso as várias maneiras de utilizar Cheques de Terceiros para pagamento de títulos.

Cenário Padrão de Pagamento

Cheque Terceiro - Individual Selecione no campo Forma de Pagto a opção 7-Cheque Terceiro - Individual, conforme imagem abaixo: Na grade Títulos a Pagar, selecione o título a ser pago com o Cheque de Terceiro, conforme imagem abaixo: Logo em seguida, ir na grade Pagamentos, conforme imagem abaixo: Nesta grade, você deve digitar os dados da forma de pagamento nas seguintes colunas: Data Pagto: Informar a data do pagamento. Vlr Pagto Informar o valor do Cheque de Terceiro que será utilizado para pagar o título. Lembre-se, neste cenário o valor do Cheque de Terceiro deve ter o mesmo valor do título a ser pago. Abordaremos em instantes quando o Cheque de Terceiro tem um valor menor que o título. C/C Bco: Selecione a Conta Corrente de Cheque de Terceiro. Esta é a conta que cadastramos no inicio deste documento, para relembrar este ponto, Clique aqui. Série Chq: Informe a série do Cheque de Terceiro. Nº Cheque: Informe o número do Cheque de Terceiro. Se as colunas: Vrl Pagto, C/C Bco, Série Chq e Nº Cheque foram informadas corretamente, as colunas Cód. Bco, Cód. Age. serão preenchidas automaticamente, significando que o Cheque de Terceiro que você quer usar foi encontrado pelo sistema. Caso contrário, será necessário continuar informando os dados das colunas subsequentes. Cód. Bco: Caso as informações digitadas nas colunas anteriores não foram suficientes para encontrar o Cheque de Terceiro, informe código do banco ao qual pertence o Cheque de terceiro. Cód. Age.: Caso as informações digitadas nas colunas anteriores não foram suficientes para encontrar o Cheque de Terceiro, informe código da agencia ao qual pertence o Cheque de terceiro. Neste ponto, as colunas Nominal e Forma Pagto devem ser preenchidas pelo sistema automaticamente, significando que o Cheque de Terceiro foi encontrado, conforme imagem abaixo. Caso contrário, revise as informações do Cheque de Terceiro digitadas nesta grade. Estando tudo certo, basta no teclado apertar a tecla Enter ou Seta para baixo para que o Pagamento do Título seja efetuado com o Cheque de Terceiro. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cheque Terceiro - Lote Selecione no campo Forma de Pagto a opção 8-Cheque Terceiro - Lote, conforme imagem abaixo: Utilizando a barra de espaço ou o Clique do mouse, selecione 3 ou mais títulos na grade Títulos a Pagar, conforme imagem abaixo: Ao utilizar a opção de pagamento Cheque Terceiro - Lote, os dados do Cheque de Terceiro será informado em campos, ao invés de colunas em uma grade, mas os nomes dos campos e suas funcionalidades são os mesmos, conforme imagem abaixo: Na imagem acima, informamos um Cheque de Terceiro no valor de R$ 887,46, que é o mesmo valor da soma dos títulos selecionados. Neste caso, basta clicar no botão OK para finalizar o pagamento dos títulos selecionados. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cenário 1

Neste Primeiro cenário vamos realizar o pagamento de UM título com apenas 1 Cheque de Terceiro, cujo o valor é exatamente IGUAL ao valor do título a pagar. Selecione o título a ser pago com o Cheque de Terceiro, conforme imagem abaixo: Na grade Pagamentos, iremos informar um Cheque de Terceiro com valor igual ao título selecionado, que é de R$ 574,02, conforme imagem abaixo: Posteriormente, utilizar a tecla Enter ou Seta para baixo para que o Pagamento do Título seja efetuado com o Cheque de Terceiro. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cenário 2

Neste Segundo cenário vamos realizar o pagamento de UM título sendo que, o valor do Cheque de Terceiro é MENOR do que o título devido, sendo necessário complementar o valor utilizando outra forma de pagamento. Neste caso, iremos utilizar o mesmo título do Cenário 1, no valor de R$ 574,02, conforme imagem abaixo: Na grade Pagamentos, iremos informar um Cheque de Terceiro com valor de R$ 531,85 que é R$42,17 menor que o título a ser pago. Neste caso, ao apertar a tecla Enter ou Seta para baixo, não será realizado o pagamento do título, pois o Cheque de Terceiro informado é menor, como já vimos. Com isso, a grade abre mais uma linha, com o saldo ainda pendente de pagamento, conforme imagem abaixo: Neste cenário, vamos usar a conta Caixa para pagar o valor de R$ 42,17 restante, conforme imagem abaixo: Mas poderíamos escolher uma outra forma de pagamento como: Cheque Emitido Manualmente, Cheque a Emitir ou até mesmo um outro Cheque de Terceiro, porém vamos abordar este caso em sequencia. Utilizar a tecla Enter ou Seta para baixo para que o Pagamento do Título seja efetuado com o Cheque de Terceiro. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cenário 3

Neste Terceiro cenário vamos realizar o pagamento de UM título, com Dois Cheques de Terceiros, porém, cada Cheque de Terceiro tem valor MENOR do que o título devido, mas quando somados os valores dos cheques, se iguala ao valor do título devido. Neste caso, iremos utilizar o mesmo título dos Cenário 1 e Cenário 2, no valor de R$ 574,02, conforme imagem abaixo: Neste cenário, usaremos DOIS Cheques de Terceiros, cada um no valor de R$ 287,01, que somados, se iguala ao valor do título devido de R$ 574,02, conforme imagem abaixo: Por coincidência os dois Cheques de Terceiros lançados no sistema possuem o mesmo valor, mas poderíamos ter usado três cheques ou mais e ainda com valores diferentes entre si, o importante é que a soma de todos os Cheques de Terceiros se igualem ao valor do título a ser pago. Utilizar a tecla Enter ou Seta para baixo para que o Pagamento do Título seja efetuado com o Cheque de Terceiro. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cenário 4

Neste Quarto cenário, vamos utilizar a forma de pagamento Cheque Terceiro - Lote. Vamos realizar o pagamento de MAIS DE UM TÍTULO ao mesmo tempo, utilizando apenas UM Cheque de Terceiro, sendo que o valor deste cheque é exatamente IGUAL a soma dos títulos selecionados para pagamento. Utilizando a barra de espaço ou o Clique do mouse e selecione 3 ou mais títulos na grade Títulos a Pagar, conforme imagem abaixo: Vamos informar um Cheque de Terceiro no valor de R$ 887,46, que é o mesmo valor da soma dos títulos selecionados, conforme imagem abaixo: Neste caso, basta clicar no botão OK para finalizar o pagamento dos títulos selecionados. ATENÇÃO! Caso seja mostrado alguma mensagem na tela ou o sistema se comporte de qualquer forma diferente do citado a cima, quer dizer que o título não foi pago. Sendo assim, revise os passos já citados.

Cenário 5

Neste Quinto cenário, vamos utilizar a forma de pagamento Cheque Terceiro - Lote, selecionando MAIS DE UM TÍTULO para pagamento e utilizando UM Cheque de Terceiro, com valor MENOR que a soma dos títulos selecionados para pagamento. Vamos utilizar os mesmo dois títulos usados como exemplo no cenário 4, cada um no valor de R$ 443,73, resultando no total de R$ 887,46, conforme imagem abaixo: Neste caso iremos informar para pagamento um Cheque de Terceiro no valor de R$ 574,02 reais. O Cheque de Terceiro informado é MENOR que a soma total dos títulos selecionados para pagamento, que é de R$ 887,46 reais. Porém, o cheque do terceiro pode liquidar pelo menos um dos títulos que de R$ 443,73. O sistema pega o Cheque de Terceiro de R$ 574,02 reais e tenta liquidar os dois títulos selecionados, mas não consegue, porque os dois títulos juntos somam mais do que o valor do cheque. Mas o cheque de R$ 574,02 consegue pagar um dos títulos de R$ 443,73, e é isso que o sistema faz neste cenário. Sendo assim, com o valor de R$ 574,02, o sistema liquida totalmente um dos títulos de R$ 443,73. Após pagar um dos títulos, sobra uma valor de R$ 130,29 do cheque do terceiro, que o sistema usa para pagar parcialmente o outro título de R$ 443,73. Em resumo: - O sistema soma os títulos selecionados, resultando no valor de R$ 887,46 reais. - O sistema utiliza o Cheque de Terceiro de R$ 574,02 reais para pagar os dois títulos. - O sistema paga parcialmente os títulos selecionados. - O sistema apresenta um valor pendente para liquidação de R$ 313,44 reais, conforme imagem abaixo: Este valor restante, pode ser pago com outro Cheque de Terceiro (desde que possua valor igual ou menor) ou com outra forma de pagamento, como por exemplo: Caixa ou Internet Individual.

Consultas Pagamentos com Cheque de Terceiro

Na tela Pagamentos, clique no botão Consultar e posteriormente, na opção Consultas de Pagtos Realizados para abrir a tela de Consulta de Pagtos Realizados. Para visualizar os títulos pagos com cheque de terceiro: Informe a data ou período do pagamento no campo Período Pagto. Informe no campo C/C Bancária uma Conta Corrente de Cheque de Terceiro. Esta é a conta que cadastramos no inicio deste documento, para relembrar este ponto, Clique aqui. Clique no botão Pesquisar e todos os títulos pagos com Cheque de Terceiro na data ou período informado será mostrado na grade Título(s) Pago(s), conforme imagem abaixo: Se existe a necessidade de visualizar um cheque específico, basta informar, além dos campos já citados, informações complementares nos campos: Série Chq., Nº Cheque ou Vlr Cheque.

Na tela Pagamentos, clique no botão Consultar e posteriormente, na opção Consultas de Títulos para abrir a tela de Consulta de Títulos. Obs.: Esta tela também pode ser acessada no Menu Financeiro > Consulta de Títulos. Para visualizar o título pago com Cheque de Terceiro: Em Consultar por, marque a opção Pagamentos, conforme imagem abaixo: Informe o período. Informe no campo C/C Bancária uma Conta Corrente de Cheque de Terceiro. Esta é a conta que cadastramos no inicio deste documento, para relembrar este ponto, Clique aqui. Clique no botão Pesquisar. Todos os títulos pagos com Cheque de Terceiro na data ou período informado será mostrado na grade Títulos, conforme imagem abaixo: Na grade Pagamentos, será possível visualizar os dados do Cheque de Terceiro usado para o pagamento do título, conforme imagem abaixo:

Relatórios com Cheque de Terceiro

Rel. do Movto Caixa/Banco

Acesse o caminho: Menu Financeiro > Relatórios do Caixa Banco > Rel. do Movto Caixa/Banco. Em opções, marque Analítico e em Parâmetros, marque a opção Cheque de terceiros disponíveis. Será gerado relatório que apresenta os Cheques de Terceiros disponíveis no sistema que podem ser usados para pagamentos de títulos, conforme imagem abaixo:

Rel. de Títulos Pagos

Acesse o caminho: Menu Financeiro > Relatórios do Contas a Pagar > Rel. de Títulos Pagos. Em opções, marque Data ou Histórico. Em Parâmetros, no campo Forma Pagto, selecione Cheque Terceiro - Individual ou Cheque Terceiro - Lote marque a opção Cheque de terceiros disponíveis. Será gerado relatório que apresenta os Pagamento efetuados com Cheque de Terceiro. Os pagamentos realizado com Cheque de Terceiro, será indicado com: CH Ter. Ind. para pagamento de apenas UM título com o cheque e CH Ter. Lote. para pagamento de DOIS títulos ou MAIS com o mesmo cheque de terceiro, conforme imagem abaixo:

Telas do Controle de Cheques de Terceiros

Menu Cadastros > Bancos > Cad. de Contas Correntes/Caixa

Menu Cadastros > Cad. de Tipos de Doctos

Menu Financeiro > Digitação de Movto Bancário

Menu Financeiro > Pagamentos

Menu Financeiro > Consulta de Títulos

Menu Financeiro > Relatórios do Caixa e Bancos > Rel. do Movto Caixa/Banco

Menu Financeiro > Relatórios do Contas a Pagar > Rel. de Títulos Pagos

Dependência

Menu Cadastros > Bancos > Cad. de Contas Correntes/Caixa

Menu Cadastros > Cad. de Tipos de Doctos

Menu Financeiro > Digitação de Movto Bancário

Menu Financeiro > Pagamentos

Associação

Menu Financeiro > Consulta de Títulos

Menu Financeiro > Relatórios do Caixa e Bancos > Rel. do Movto Caixa/Banco

Menu Financeiro > Relatórios do Contas a Pagar > Rel. de Títulos Pagos